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Neue Checkliste für Telefonsysteme

 

Möchten Sie Ihr Büro-Telefonsystem erneuern?

 
Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Ihnen die Kaufentscheidung erleichtern sollen. Wenn Sie die Antworten auf folgende Fragen kennen, wird es Ihnen leichter fallen, ein System zu wählen, das Ihren Anforderungen entspricht.
 
Sehen Sie sich zunächst Ihr bestehendes Telefonsystem an, um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen:
 
• Wie viele Telefone benötigen Sie?
 
• Wie viel Personal werden Sie wohl in 1 bis 3 Jahren haben?
 
• Wie viele Personen werden wohl zugleich telefonieren?
 
• Können Sie die Probleme Ihres bestehenden Telefonsystems identifizieren?
 
Anhand dieser Fragen können Sie einschätzen, wie viele Nebenstellen (interne Telefonverbindungen) und Amtsleitungen (externe Telefonleitungen) Sie benötigen und welche Funktionen Ihnen bisher fehlen. 
Denken Sie jetzt über Ihre externen Anrufe nach:
 
• Haben Sie mehr als ein Büro? Wenn ja, wie viele Anrufe werden zwischen den Büros getätigt?
 
• Werden internationale Anrufe getätigt? Wie viele?
 
Anhand dieser Fragen können Sie einschätzen, wie Ihre externen Anrufe am besten weitergeleitet werden sollten. Das heißt, welche Leitungen benötigen Sie? Sie können ggf. Einsparungen erzielen, wenn Sie einige Anrufe über ein IP-Netzwerk wie das Internet weiterleiten, oder das herkömmliche PSTN-Netzwerk verwenden.
Es ist auch sinnvoll, sich einen Überblick über die vorhandenen IP-Systeme zu verschaffen – möglicherweise können Sie Ihre IT-Infrastruktur nutzen, um Kosten zu sparen und Ihrem Telefonsystem Funktionen hinzuzufügen. Versuchen Sie, folgende Informationen einzuholen:
 
• Welche Art von Kabeln wurden für das Netzwerk verlegt?
 
• Sind die Kabel an jedem Schreibtisch verfügbar?
 
• Sind die Netzwerk-Switches mit Power-over-Ethernet kompatibel?
 
Anhand der IT-Infrastruktur lässt sich beurteilen, ob sich Ihr Netzwerk für IP-Nebenanschlüsse eignet, was Kabellegungskosten sparen und die Einrichtung vereinfachen könnte.
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu ermitteln, von welchen Telefonfunktionen Sie wirklich profitieren würden. Berücksichtigen Sie dabei die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen.
 
• Bewegen sich einige Mitarbeiter am Standort häufig umher?
 
• Sind Mitarbeiter häufig nicht am eigenen Schreibtisch?
 
• Haben Sie Home-Office-Mitarbeiter oder Außendienstmitarbeiter?
 
• Verwenden Sie Computeranwendungen zum Speichern von Kontaktinformationen?
 
• Gibt es bestimmte Teams, die eingehende Anrufe entgegennehmen?
 
• Haben bestimmte Anwender "besondere" Anforderungen, z. B. Rezeptionist/in, Call-Center-Supervisor oder Mitarbeiter, die in einem schwierigen Umfeld arbeiten?
 
Anhand dieser Fragen können Sie ermitteln, welche Funktionen die Anwendungen und Terminals eines für Sie passenden Systems bieten sollten, einschließlich CTI-Anwendungen, Voicemail-Systeme und programmierbare Schlüsselmodule. Diese Kriterien sollten Sie bei der Auswahl einer PBX-Plattform von Anfang an berücksichtigen, anstatt sie als "Zusatzmodule" zu sehen, um für eine nahtlose Integration und Benutzerfreundlichkeit zu sorgen.
 
Abschließend sollten Sie auch Ihre Installations- und Wartungsanforderungen berücksichtigen.
 
Lösungen:
Jetzt haben Sie mit Sicherheit viele Informationen über Ihr vorhandenes System und Ihre Anforderungen an ein neues System gesammelt. Hier werden nun einige der technischen Bereiche besprochen, die Ihnen einen Geschäftsvorteil verschaffen können.
 
Mehrere Büros:
Wenn Ihr Unternehmen über mehr als einen Standort verfügt, sollten Sie in Erwägung ziehen, Kosten einzusparen, indem Sie Anrufe zwischen Büros nicht über das PSTN, sondern über ein VPN (Virtual Private Network) per Internet weiterleiten.
 
Dies kann besonders bei internationalen Büros rentabel sein. Möglicherweise muss dafür eine VOIP-Infrastruktur eingerichtet werden.
 
Mobile Mitarbeiter:
Wenn sich einige Mitarbeiter häufig am Standort umher bewegen, jedoch trotzdem in Verbindung bleiben müssen, bieten DECT-Handsets einen erheblichen Vorteil. Damit können die Mitarbeiter unterwegs in Kontakt bleiben.
 
Moderne DECT-Systeme für Unternehmen bieten sämtliche Vorteile von PBX-Tischtelefonen. Sie ermöglichen Zugriff auf Voicemail und Anrufweiterleitung, wenn sich Mitarbeiter nicht am Schreibtisch befinden.
 
Computer Telephony Integration (CTI)
Wenn Ihr Unternehmen ein CRM-Paket (Customer Relations Management) oder einen computerbasierten Kontaktmanager nutzt, machen Sie sich das Leben leichter, wenn Sie das Telefonsystem mit der Computeranwendung verbinden.
 
Dadurch können Sie Anrufe direkt von Ihrem bevorzugten Gerät aus tätigen, sodass die Nummern nicht an zwei Orten gespeichert werden müssen. Zudem ist es viel einfacher, Kontaktdaten zu finden und Anrufe per Mausklick zu tätigen.
 
Dies alles sollte Sie dabei unterstützen, erfolgreich eine Liste mit grundlegenden Anforderungen zu erstellen, die sehr nützlich sein wird, wenn Sie nach potenziellen Lösungen suchen.